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» 2020年12月16日 09時00分 公開

大京アステージらがPCなどで管理委託契約書の手続きが可能なサービスを開発製品動向

大京アステージらは、PCやスマートフォンといったインターネットに接続する端末で、管理委託契約書などの手続きができ、場所や時間にとらわれず契約書類の締結が可能な「マンション管理契約電子化サービス」を開発した。

[BUILT]

 大京アステージと穴吹コミュニティは、マンション管理組合と管理会社との間で行われる契約手続きと契約書の保管をインターネット上で行う「マンション管理契約電子化サービス」を2020年8月1日に開始した。

メンテナンス工事の注文書や請求書など、電子契約の対応可能な書類を拡大

 両社は、2020年6月に次世代型マンション管理サービスの開発プロジェクト「MiDD Project」を立ち上げた。MiDD Projectは、建物の老朽化や居住者の高齢化、労働者の減少といったマンションの問題をデジタルトランスフォーメーションを活用して解消する取り組みで、マンション管理契約電子化サービスの提供開始もMiDD Projectの一環として行う。

「MiDD Project」(左)と「マンション管理契約電子化サービス」による契約手続きのイメージ(右)

 マンション管理契約電子化サービスは、管理委託契約書の対応から始め、順次対象を広げる。同サービスは、日鉄ソリューションズをITパートナーとして、電子署名法に基づき大京アステージの署名における真正性とセキュリティを担保する一方、管理組合にとっては電子証明書を取得するなど煩雑な手続きを不要とする。契約書面をPDFに変換し電子ファイルとしてインターネット上に残すことで、契約の手続きと保管を行う。2020年7月から各管理組合の理事会と総会の承諾を得て、導入を進める。

導入前(左)と後(右)の管理委託契約書の作成から保管までの流れ

 マンション管理契約電子化サービスの利点は、PCやスマートフォンといったインターネット接続可能な端末で手続きができ、場所や時間にとらわれず契約書類の締結が可能で、郵送や対面の対応が減少し、手間や時間の削減につなげられる点だ。また、書類データをクラウド上に保管するため、台風・集中豪雨などによる書類の汚損や逸失といったリスクを回避する他、保管場所が必要無くなる。さらに、電子契約で取り交わされる電子ファイルは課税対象にならないため、印紙代の削減にも役立つ。

 今後、両社は、管理組合と管理会社の間で交わす建物・設備のメンテナンス工事の注文書、請求書など、電子契約の対応ができる書類を拡大する上、管理会社が提供した業務の確認として、理事長がデータに押印する仕組みも構築するとともに、総会議事録の確認と署名押印が可能なシステムの導入も検討する。

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